דחוף או חשוב - מה קורה שהרעש של משימות "כיבויי השריפות" גובר ודוחק הצידה את המשימות החשובות

כולנו מכירים את הסיטואציה, קבענו לעצמנו מספר משימות לביצוע, היום התחיל ופתאום המשימות הדחופות, "כיבויי השריפות" צצים מכל עבר ומושכים אותנו הרחק מן המשימות שהצבנו לעצמנו. העומס רק מצטבר כשהמשימות נערמות.

כבעלי עסקים או מנהלים מרגיש שכל דבר מצריך את תשומת הלב המיידית שלנו, ועכשיו.

בין אם בעיה טכנית שחייבת להיפתר, מודעה שחייבת לצאת עכשיו, מענה ללקוחות או לעובדים ועוד ,אך מה קורה שהרעש של הדברים הדחופים גובר על המשימות החשובות? איך נדע להבדיל בין דחוף ומצריך תשומת לב מיידית לבין משימה חשובה כזו שמקדמת את העסק, משפרת את האסטרטגיה ומחזקת את העסק?

איך נדע להבדיל בין דחוף לחשוב ואיך נדע לאזן בין השניים, הנה כמה טיפים קטנים אך חזקים שיכולים לעזור:

⏳ קודם כל נסדר את סדרי העדיפויות שלנו- מה דורש מענה מיידי ומה דורש זמן מחשבה.

אילו משימות דחופות חייבות את תשומת הלב המיידי ואילו יכולות להתעכב מעט. בנו לכם את המדד המתאים עבורכם.

⏳תבנו רשימה של כל המשימות החשובות שיש לכם היום /השבוע/החודש, הוסיפו להם הערכת זמן והגדרת דחיפות.

⏳ שריינו זמן לפעילות אסטרטגית- למשימות החשובות, פיתוח מוצרים, שיפור קשרי לקוחות, יצירת שיתופי פעולה. נסו לשריין את הפעילות הזו על זמן יחסית פנוי שאתם יודעים מניסיון כי "כיבוי השריפות" ככל הנראה לא יפריעו לכם. (רצוי לא על שעת העומס בעסק).

⏳ שאלו את עצמכם- דחוף או חשוב? עצם המענה לשאלה הזו אתם כבר תדעו איך להמשיך מכאן.

⏳ תנסו להגיד "לא עכשיו" - זו אולי המשימה הקשה ביותר לחלקינו, אבל היא הכרחית, לא כל מייל, פניה בוואטסאפ מצריך לעזוב הכל ולתת מענה מיידי. יחד עם זאת תהיו מסודרים ואל תשכחו לחזור למי ששלח או ביקש מכם מענה.

כמו בכל דבר, גם כאן יש צורך באיזון, יש נושאים המצריכים את תשומת הלב המיידית ולא ניתן לדחות אותם אפילו לא לרגע, אך יש גם משימות שבהן אתם צריכים להיות ממוקדים, אסטרטגיים ולבנות את ההתפתחות של העסק. אי אפשר לדלג על אף אחד מהם.

זכרו, אין כאן קסם וזה מצריך תרגול😊

מתחילים?