ניהול זמנים

לבעלי עסקים ישנו עומס גדול מאוד בניהול היומיומי של העסק.

מלבד היותם בעלי המשרד, הם גם המנכ"לים, המחסנאים, אנשי המכירות, אנשי הכספים, שירותי המשרד וגם כמובן בעלי המקצוע וההתמחות.

כך שאין זה פלא כי מותגים רבים לא זו בלבד שאינם מצליחים לפרוח אלא לעיתים אינם מתקדמים ונעצרים במקום.

ההתנהלות העסקית מתחילה בדברים הקטנים כמו ניהול זמן, ניהול משימות וסדרי עדיפויות.

בין אם אתם משתמשים ביומן אישי קטן, תוכנה, טלפון או אייפד, ישנם מספר שלבים שחשוב להקפיד עליהם על מנת שסדר היום יתנהל בצורה הטובה ביותר ותפוקת העבודה תהיה נכונה.

להלן מספר טיפים ונקודות שיעזרו לכם בסידור היום העסקי:

חודשי רשמו את כל המטרות, המשימות, האירועים והפגישות שיש לכם החודש, כולל המשימות שדחיתם מחודש שעבר.

אין חשיבות לסדרי העדיפות או לסדר המשימות - אלא להעלות על הכתב את כל הנושאים שיש לטפל בהם בחודש הקרוב.

שבועי

בכל תחילת שבוע, הסתכלו על הרשימה החודשית ורשמו אילו משימות יש לבצען השבוע,

כאן יש חשיבות לסדר הדברים ולסדרי העדיפויות.

לא לשכוח להכניס גם משימות אישיות ומשפחתיות, שכן גם הן דורשות זמן, תיוקים במידת הצורך, עדכון תוכנות ומעבר על מצב החשבונות.

מלאו את היומן לפי המשימות הללו - הקפידו לתת לכל משימה את הזמן האמיתי שלה. יומי בכל תחילת יום שריינו לכם בין חצי שעה לשעה (לפי העומס שלכם) לעבור על מיילים ולתכנן את סדרי העדיפות לפי המשימות השבועיות שנקבעו.

בסוף כל יום עברו על המשימות שהקצבתם לעצמכם על מנת לבדוק האם לא הספקתם משימה כלשהי, ובמידה ולא העבירו אותה למקום החדש ביומן - אף משימה לא נשארת מאחור...

מספר נקודות חשובות:

קבעתם פגישה - מצוין. לא לשכוח יום לפני כן לצור קשר ולוודא כי הפגישה אכן מתקיימת, מהי השעה והמיקום. הגיעו מוכנים לפגישה ואף הקדימו במספר דקות.

בין המשימות הרבות אל תשכחו את העסק שלכם - הקדישו זמן למשימות עבור קידום ופיתוח העסק ולא רק למשימות השוטפות.

לפני שאתם רושמים את המשימות השבועיות ביומן סמנו בצבע נפרד את השעות המוקדשות לכם או לסידורים האישיים, כך לא תתנו לעבודה היומיומית להפריע או לשבש תוכניות אישיות.

גם אם המשרד שלכם בבית צאו לעבודה, התלבשו התארגנו וגשו למשרד. בשעות האלו אין כביסה, כלים או כל משימה ביתית אחרת.

לסיכום, בתוך ים המשימות העסקיות והאישיות, גם הטובים והמוצלחים ביותר מצליחים ליפול ולא לקדם את האינטרסים שלהם.

לכן יש חשיבות רבה לניהול זמן נכון ובכך להתנהלות התקינה והנכונה מבחינת העסק.

כאשר תסתכלו על העסק ומשימותיו במבט כולל תוכלו מצד אחד לעמוד ביעדים שהצבתם ומצד שני למנוע פספוס הזדמנויות או לאתר טעויות שהעסק מבצע לאורך זמן רק מחוסר תשומת לב.